Al principio, un emprendedor puede gestionar su negocio con hojas de cálculo y un par de servicios. Pero con el tiempo, aumentan los proyectos, el volumen de pedidos, se forman departamentos, los procesos se complican y resulta imposible gestionar todo en Excel.
Un sistema ERP ayuda a recopilar toda la información sobre el funcionamiento de la empresa en un solo lugar. En este artículo, explicaremos qué es un ERP, cómo es útil para las pequeñas empresas, qué problemas resuelve y cómo implementarlo.
¿Qué es un sistema ERP?
Un sistema ERP (Planificación de Recursos Empresariales) es un programa que integra y almacena los datos de una empresa en un único espacio digital. Estos datos pueden ser de diversa índole: desde existencias en el almacén y planes de producción hasta informes financieros y datos personales de los empleados.
Con un ERP, los directivos y empleados obtienen rápidamente información sobre los procesos empresariales en tiempo real. Por ejemplo, si hay suficientes materiales en el almacén para un nuevo lote de productos y el nivel de ocupación de la producción en ese momento. Para ello, no es necesario consultar hojas de cálculo de Excel, buscar documentos en papel o llamar al gerente; basta con acceder al sistema y obtener todos los datos con un par de clics.
En resumen, un ERP es una «réplica» digital de la empresa, de todos sus activos y procesos. El sistema ayuda a organizar el trabajo con la información, a reducir los costes operativos y a aumentar los beneficios del negocio.
¿Cómo saber si una empresa necesita implementar un ERP?
Las empresas de diferentes tamaños, generalmente de los sectores del comercio, la producción y la logística, que necesitan almacenar y procesar grandes volúmenes de datos y mejorar la comunicación entre departamentos, optan por un ERP.
En cuanto a las pequeñas empresas, un ERP no siempre es necesario: si tienes pocos empleados y procesos simples, puedes prescindir de él. Por ejemplo, bastaría con un CRM para ventas y un servicio en la nube para finanzas. Sin embargo, con normativas recientes como la ley crea y crece, cada vez es más habitual que pymes y asesorías busquen soluciones que garanticen facturación electrónica y una contabilidad ordenada desde el principio.
Cuando el negocio crece, aumenta el número de empleados, clientes y áreas de actividad, y los procesos se complican, es conveniente considerar la implementación de un ERP.
Estos son cuatro indicios de que es hora de implementar un sistema:
- No dispones de datos actualizados y recibes información obsoleta.
- Tu equipo trabaja con diferentes programas que no se conectan entre sí.
- Las soluciones actuales se quedan cortas para el volumen de información.
- Tus empleados pierden demasiado tiempo en tareas repetitivas.
Ventajas de un sistema ERP para pequeñas empresas
Las principales «dolencias» que las empresas solucionan con un sistema de planificación de recursos empresariales son las siguientes:
- Automatización de procesos. El ERP se encarga de muchas tareas rutinarias. Por ejemplo, controla existencias y genera automáticamente un pedido al proveedor si el stock llega a un mínimo. Además, incluye plantillas de documentos como facturas o contratos.
- Informes y análisis transparentes. Obtienes datos ordenados y en tiempo real, con informes visuales por departamento.
- Almacenamiento seguro de datos. Los sistemas ERP se actualizan con frecuencia para reducir riesgos de intrusiones y fugas.
- Sincronización entre departamentos. Todos los datos están en un solo lugar. Así, el departamento de ventas puede ver al instante el stock y reservar mercancía o pedir producción. Incluso puedes integrar funciones como un tpv gratis, ideal para registrar ventas físicas sin gastar en software adicional.
Componentes de un sistema ERP
Un sistema de gestión empresarial consta de tres componentes: plataforma, módulos y base de datos.
- Plataforma. La base para la gestión de todos los recursos.
- Módulos. Bloques que puedes elegir según tus necesidades.
- Base de datos. Donde se procesan y almacenan los datos de la empresa.
Estos son los módulos básicos que existen en la mayoría de los sistemas ERP:
- Contabilidad y finanzas: ayuda a controlar los flujos de efectivo y a planificar los gastos. Se puede ver en tiempo real cuál es la facturación de hoy, cuánto hay que pagar a los proveedores, si hay suficiente dinero para la compra de materias primas, etc.
- Gestión de personal: automatiza el trabajo del departamento de RRHH: ayuda a calcular los salarios, a elaborar horarios y a tener en cuenta el tiempo de trabajo.
- Suministros: ayuda a gestionar las compras, la logística y a predecir la demanda. Por ejemplo, si se acaba la pintura en el almacén, el sistema genera automáticamente un pedido de compra. El gerente solo tendrá que elegir al proveedor y controlar el pago y la entrega.
- Producción: muestra qué recursos se utilizan en el trabajo, cuántos materiales y equipos se utilizan y ayuda a coordinar el trabajo de los talleres.
- Gestión de proyectos: controla los presupuestos de los proyectos, supervisa los plazos y asigna tareas a los empleados.
- Gestión de almacenes: muestra toda la cadena de movimiento de mercancías: desde la entrada al almacén hasta la entrega al cliente.
También existen módulos especializados para diferentes sectores empresariales: construcción, talleres de reparación de automóviles, hostelería, etc.
Tipos de ERP: descripción general
Los sistemas difieren en el tipo de licencia y el método de suministro.
Por licencia, hay dos tipos:
- Con código fuente cerrado (propietarios).
- Con código fuente abierto (open-source).
Según el formato de instalación:
- Licencia perpetua (instalación local).
- Nube (suscripción).
- On-premise (instalación en servidores propios).
La mayoría de los sistemas ERP ofrecen varias modalidades.
Consejos para la implementación de un ERP
- Evalúa qué procesos debes automatizar primero. Identifica dónde se guardan los datos, cómo se comparten y dónde están los cuellos de botella.
- Organiza una transición gradual al ERP. Explica a tu equipo los beneficios y ofréceles formación para reducir la resistencia al cambio.
- Planifica quién implementará y mantendrá el ERP. Si no tienes personal técnico, acude a desarrolladores o integradores especializados.
- Examina qué integraciones tiene el sistema. Asegúrate de que se conecte con los programas que ya usas, como contabilidad o gestión de tareas.
- No esperes resultados inmediatos. Un ERP necesita configuración, formación y adaptación a tus procesos antes de dar frutos.
