Trabajo a Distancia: Beneficios y Requisitos

En esta sección se describe los beneficios de las soluciones de trabajo a distancia, así como los requisitos para admitir una solución de trabajo a distancia con banda ancha.

El trabajo a distancia, o el trabajo desde un lugar que no es tradicional, como el hogar, ofrece muchos beneficios al trabajador y a la empresa. Las soluciones de banda ancha proporcionan opciones de conexión de alta velocidad a ubicaciones empresariales y a Internet para estos trabajadores. Las pequeñas sucursales también pueden conectarse mediante estas mismas tecnologías.

En este capítulo, se abarcan las soluciones de banda ancha de uso frecuente, como el cable, DSL y la tecnología inalámbrica. La tecnología VPN proporciona opciones de seguridad para los datos que atraviesan estas conexiones.

También se analizan los factores que se deben tener en cuenta si hay más de una solución de banda ancha disponible para brindar servicios a una ubicación determinada.

1. Introducción al trabajo a distancia

El término “trabajo a distancia” es amplio y se refiere a desempeñar una tarea mediante la conexión a un lugar de trabajo desde una ubicación remota, con ayuda de las telecomunicaciones. El trabajo a distancia se realiza de forma eficaz gracias a las conexiones a Internet de banda ancha, las redes privadas virtuales (VPN), voz sobre IP (VoIP) y las videoconferencias.

Muchas empresas modernas ofrecen oportunidades de empleo para las personas que no pueden trasladarse al trabajo todos los días o para aquellas a las que les resulta más práctico trabajar desde una oficina doméstica. Estas personas, denominadas “trabajadores a distancia”, se deben conectar a la red de la empresa para poder trabajar y compartir información desde las oficinas domésticas.

Las soluciones de banda ancha son esenciales para que el trabajo a distancia se desarrolle correctamente.

2. Beneficios del trabajo a distancia

2.1. Beneficioso para el empleador

Para las organizaciones, ofrecer un entorno de trabajo a distancia tiene muchos beneficios. Algunos de los beneficios más conocidos incluyen lo siguiente:

• Mejora la productividad de los empleados: en general, el trabajo a distancia permite que los empleados trabajen más y mantengan una mejor calidad de trabajo que los trabajadores limitados exclusivamente a un espacio de oficina.
• Reduce costos y gastos: el costo inmobiliario es un gasto importante para muchas organizaciones. El trabajo a distancia representa menos requisitos de espacio de oficina. El ahorro en el costo inmobiliario puede equivaler entre el 10% y el 80%.
• Facilita la contratación y la retención: al ofrecer flexibilidad, se puede reducir la rotación de personal hasta un 20%.
• Reduce el ausentismo: el trabajo a distancia puede reducir el ausentismo hasta un 80%.
• Aumenta la motivación: los empleadores que ofrecen la opción de trabajo a distancia a menudo se consideran empleadores que concilian la vida laboral y familiar.
• Mejora la ciudadanía empresarial: permitir que los empleados trabajen desde sus hogares y reducir las emisiones de transporte que generan los empleados de una empresa puede ser una parte importante para lograr reducir la emisión de dióxido de carbono y ser una empresa más ecológica.
• Mejora el servicio al cliente: si el personal no tiene que comenzar la jornada laboral trasladándose a la oficina, los clientes experimentan mejoras en los tiempos de contacto y de respuesta. Esto da lugar a grandes mejoras con respecto a la retención y la valoración de los clientes.

Al haber mejores tiempos de respuesta, un mejor servicio al cliente, una reducción en los costos y una mayor productividad de los empleados, las empresas pueden competir mejor en mercados que cambian rápidamente. El trabajo a distancia realmente es una manera inteligente de hacer negocios.

2.2. Beneficios para la comunidad y el gobierno

El trabajo a distancia puede beneficiar a organizaciones de todos los tamaños, desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones. Sin embargo, esos beneficios en realidad se extienden más allá del nivel de la organización, lo que ofrece ventajas exclusivas para las entidades públicas como las comunidades e incluso los gobiernos locales y nacionales.

Las entidades públicas se benefician del trabajo a distancia de las siguientes maneras:

• Ayuda a reducir el tráfico y los requisitos de infraestructura: el trabajo a distancia elimina muchos problemas contemporáneos de raíz. Además, el trabajo a distancia reduce los costos de infraestructura y de prestación de servicios.
• Ayuda a disminuir la urbanización: la urbanización se refiere al traslado de las personas desde zonas rurales hasta centros urbanos en busca de mejores condiciones y oportunidades laborales. La urbanización provoca hacinamiento y congestión. El trabajo a distancia permite que las personas puedan trabajar sin importar la ubicación física.
• Mejora los servicios rurales y suburbanos: el aumento en la cantidad de personas que trabajan en regiones rurales o suburbanas podría traer mejoras en los servicios de transporte público y cambios en las instalaciones minoristas locales.

2.3. Beneficios individuales del trabajo a distancia

Al trabajar en forma remota, las personas también obtienen importantes beneficios, incluido lo siguiente:

• Productividad: más del 70% de los trabajadores a distancia informan que son mucho más productivos, lo que significa que hacen más en menos tiempo; de esta forma, se ahorra tiempo o se gana más en el mismo tiempo.
• Flexibilidad: los trabajadores a distancia pueden administrar mejor el momento y el lugar donde se realiza el trabajo. Cuentan con mayor flexibilidad para administrar muchos otros detalles de la vida moderna.
• Ahorro de costos: los empleados que deben trasladarse a una oficina gastan una suma importante de dinero debido a la carga de combustible y el mantenimiento del vehículo, los almuerzos, la ropa para ir a trabajar, etc. que se pueden reducir si se trabaja a distancia.
• Hogar y familia: para muchas personas, dedicar más tiempo a la familia o cuidar a parientes a cargo es uno de los principales motivos para trabajar a distancia.

3. Desventajas del trabajo a distancia

Si bien los beneficios del trabajo a distancia son muchos, existen algunas desventajas que también se deben tener en cuenta:

Desde el punto de vista del empleador:

• Seguimiento del progreso de los empleados: para algunos gerentes, puede resultar difícil hacer un seguimiento de los logros de trabajo de los empleados que trabajan a distancia.
• Necesidad de implementar un nuevo estilo de administración: los gerentes que supervisan a los empleados dentro de una oficina pueden mantener un contacto personal con todos ellos. Esto significa que, si surge un problema o hay un malentendido con las tareas asignadas, se puede llevar a cabo una reunión cara a cara no programada, lo que suele resolver el problema rápidamente. En el entorno del trabajo a distancia, los gerentes deben establecer procesos para validar la comprensión y tienen que mantenerse flexibles a las diversas necesidades de los empleados a distancia.

Desde el punto de vista de los empleados:

• Sensación de aislamiento: a muchas personas, trabajar desde el hogar las hace sentirse solas.
• Conexiones más lentas: por lo general, en las áreas residenciales y rurales no se obtiene el tipo de soporte y de servicios tecnológicos que reciben las oficinas ubicadas en centros urbanos, y estos servicios pueden ser costosos.
• Distracciones: ya sea un vecino, un cónyuge, un niño, cortar el césped, lavar la ropa, la TV o el refrigerador, en la oficina doméstica se presentan distracciones.

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4. Solución para el trabajador a distancia

Con el aumento en la cantidad de trabajadores a distancia, hay una creciente necesidad de las empresas de contar con formas seguras, confiables y rentables para conectar a los trabajadores a distancia a los recursos de la organización en los sitios de la LAN corporativa.

En la ilustración, se muestran topologías de conexión remota que las redes modernas utilizan para conectar ubicaciones remotas. En algunos casos, las ubicaciones remotas se conectan solo a la oficina central, mientras que en otros casos, las ubicaciones remotas se conectan a varios sitios. La sucursal se conecta a la oficina central y los sitios asociados, mientras que el trabajador a distancia tiene una única conexión a la oficina central.

Existen tres tecnologías principales de conexión remota para admitir servicios para trabajadores a distancia:

• Conexiones de banda ancha: el término “banda ancha” se refiere a los sistemas de comunicaciones avanzados capaces de proporcionar una transmisión de alta velocidad de los servicios, como datos, voz y video por Internet y otras redes. La transmisión se proporciona mediante una amplia variedad de tecnologías, como DSL, fibra hasta el hogar, sistemas de cable coaxial, tecnología inalámbrica y satelital. Las velocidades de transmisión de datos del servicio de banda ancha generalmente exceden los 200 kb/s en al menos un sentido entre el ISP y el usuario.
• VPN con IPsec: esta es la opción más común para los trabajadores a distancia, combinada con el acceso remoto a través de banda ancha, para establecer una VPN segura mediante Internet pública.
• Tecnologías tradicionales de capa 2 de WAN privada: estos tipos de conexión proporcionan muchas soluciones de conexión remota e incluyen tecnologías como Frame Relay, ATM y las líneas arrendadas. La seguridad de estas conexiones depende del proveedor de servicios que las proporciona.

5. Requisitos de conectividad de trabajadores a distancia

Independientemente de la tecnología de conexión remota que se usa para conectarse a las redes de una organización, los trabajadores a distancia requieren tanto componentes de oficina doméstica como componentes corporativos:

• Componentes de la oficina doméstica: los componentes requeridos son una computadora portátil o de escritorio, acceso por banda ancha (mediante cable, DSL o tecnología inalámbrica) y un software de router o cliente VPN instalado en la computadora.
• Componentes corporativos: los componentes corporativos son routers con capacidad para VPN, concentradores VPN, dispositivos de seguridad multifunción y dispositivos de autenticación y administración central para la agregación y la terminación resistentes de las conexiones VPN.

Los componentes de VoIP y videoconferencia que admiten calidad de servicio (QoS) son componentes cada vez más esenciales del kit de herramientas de los trabajadores a distancia. Para admitir VoIP y videoconferencia se deben actualizar los routers y dispositivos que admiten funcionalidad de QoS.

En la ilustración, se muestra un túnel VPN cifrado que conecta al trabajador a distancia a la red corporativa. Esta es la base principal de las conexiones seguras y confiables para los trabajadores a distancia.

Una VPN es una red de datos privada que utiliza la infraestructura pública de telecomunicaciones. La seguridad de VPN mantiene la privacidad mediante un protocolo de tunneling y procedimientos de seguridad.

Como ya se mencionó, un túnel VPN seguro se utiliza a través de una infraestructura pública de telecomunicaciones. Esto significa que antes de iniciar un VPN, los usuarios domésticos primero deben poder conectarse a los servicios de Internet mediante alguna forma de acceso por banda ancha de alta velocidad. Las tres formas más comunes son:

• Cable
• DSL
• Acceso inalámbrico de banda ancha